FileMakerで簡易ワークフロー

チームワークに必要なワークフロー。オンプレもOKなFileMakerで。

仕事の効率化

  10月 23, 2021    

 Reception for FileMaker (レセプション・アドオン,レセプション・ポータル) を使うとどのような効果が期待できるか考えてみました。

ユーザ視点

  • ワンストップサービス効果
    • 申請先の窓口が別々でもポータルから全様式を提出できるので、窓口はどこか気にする必要がないし、問い合わせでたらい回しにされることもない。
  • ワークフロー効果
    • 進行状況がリアルタイムでわかり、今どのような状況なのかという問い合わせが減る。
  • ペーパーレス&ファイルレス効果
    • 申請用ワークシートをダウンロードして入力し、添付資料として提出するというようなファイルの取り扱いがなくなる。　　

スタッフ＆管理者視点

  • ワークフロー効果
    • メールでのやり取りと異なり、申請状況の管理がしやすい。
    • 審査承認待ちのものはないかなど一括管理がしやすい。
  • 分散管理効果
    • データベースが様式別に分離しているので、様式変更作業などデータベースの一時停止といった保守作業が楽。
  • ペーパーレス&ファイルレス効果
    • 資産管理の面で個人情報や要配慮情報の特定がしやすく、管理策や管理策の実施状況のチェック、リスクアセスメントがやりやすい。

開発者視点

  • 分散開発効果
    • 様式の設計・製造とワークフローを完全に分離でき、並行して開発が可能。
    • 様式の追加によるカスタマイズがしやすい。取りあえず1様式から始めて、様式ができたらサービスに追加する。ものによってはノンカスタマイズで、画面からサービスを追加設定するだけで運用可能。スモールスタートアップ
  • ローコード開発効果
    • 様式の設計・製造にあたるメンバーは、スキル・経験が浅くとも可能。内製化が進めやすい。

しかし、本当の業務改善はこれからです。今までと同じ様式、業務フローで、手間が少なくなるだけでは抱えている問題は解決されないかもしれません。
そのことについての私の呟きはこちら。



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